實驗室記錄文(wén)件(jiàn)的(de)存檔管理(lǐ)≠♦×
2018-08-02
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記錄是(shì)闡明(míng)實驗室所取得(de)的₹₽(de)結果或者提供所完成某項活動的(de)證據文(wén)件¶™α₹(jiàn)，它是(shì)實驗室所從(cóng)事(shì)的(σ>✘→de)活動的(de)再現(xiàn)性、可(kě)溯性以及見(€"→<jiàn)證性的(de)反映，尤其是(shì)¶₹對(duì)于實驗室審核，不(bù)論是(shì)♣σ∑內(nèi)審還(hái)是(shì)外(wài)審，記錄查看(kàn)是∏£α(shì)審核的(de)一(yī)個(gè)重要('γ↕¥yào)手段之一(yī)，而且審核人(rén)員(yuán)♠≤通(tōng)過查閱實驗室的(de)記錄文(wén)件(jiàn)，能∏£✘≥(néng)夠很(hěn)好(hǎo)地(dì)了(le§±)解實驗室的(de)日(rì)常運作(zu ò)情況。除了(le)滿足審核要(yào)求外(wài)，記¶✘σ錄也(yě)是(shì)反映實驗室質量管理(lǐ)、技(jì)術(shù ↕ )能(néng)力的(de)證據之一(yī)，做(zu→←₹ò)好(hǎo)記錄文(wén)檔的(de)管理(lǐ)，也 ↓(yě)便于實驗室對(duì)自(zì)身(shēn)的(de)♦←☆宣傳。
記錄管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)☆↑>的(de)意義
記錄是(shì)實驗室活動的(de)反映，•↑而記錄管理(lǐ)則是(shì)實驗室質量管理(lǐ>≥)水(shuǐ)平的(de)反映。如(rú)&®★果實驗室記錄管理(lǐ)混亂，即使實驗室存在很(hěn)好(hǎo)的(Ω☆"&de)硬件(jiàn)設施和(hé)資源，沒有(yǒu)足夠的(©←∑de)數(shù)據記錄作(zuò)為(wèi)支撐、溯源，沒有(yǒu)良好£εε(hǎo)的(de)記錄文(wén)檔的(de)管理(lǐ)，γ也(yě)會(huì)限制(zhì)了(le)其技(j®✔ì)術(shù)水(shuǐ)平的(de)發展。由此可(kě)見(←©jiàn)，記錄管理(lǐ)對(duì)于實驗室的(∏σ™de)管理(lǐ)是(shì)多(duō)麽的(de)重要(yà←♦o)。那(nà)麽如(rú)何做(zuò)好(hǎo)實驗室的★$(de)記錄管理(lǐ)呢(ne)?可(kě←↔∑)以從(cóng)記錄文(wén)件(jiàn)的(de)檢索、存取、δ£φα存檔、維護以及清理(lǐ)等工(gōng)作(zuò)入手，以規範記錄管±↑理(lǐ)工(gōng)作(zuò)。
記錄存檔的(de)分(fēn)類
根據文(wén)檔的(de)載位類型ε&♦不(bù)同，可(kě)以分(fēn)為(wδ<•èi)紙(zhǐ)質文(wén)檔類和(hé)電(diàn)子(zǐ)₹±文(wén)檔類。紙(zhǐ)質文(wén)檔具有(yǒu)原始性、不 ®(bù)易修改的(de)優點，但(dàn)易破損、占據空(kōng)間(j♣δiān)較大(dà);而電(diàn)子(zǐ)文(wén)檔比起紙(zh♣•↑φǐ)質文(wén)檔占據空(kōng)間(jiān)較小(xiǎo)、易保存'★，但(dàn)記錄內(nèi)容易修改、文(wén)件(jiàn)易丢失≈→。對(duì)于不(bù)同載體(tǐ)的(de)文(wén<β∏←)檔，實驗室應當根據其特點有(yǒu)針對(duì)性地(dì)區(qū)×γ§别管理(lǐ)，以達到(dào)盡可(kě)能(néng)全面地(dì)保φ存實驗室活動的(de)重要(yào)記錄、資料以及規定保存期限內(§σnèi)的(de)所有(yǒu)技(jì)術(sh§αù)記錄的(de)目的(de)。
記錄的(de)檢索
實驗室文(wén)檔、記錄種類繁多(duō)，當實驗室需要(yào≠→)對(duì)檢測過程進行(xíng)記錄追溯，尤其是(shì)對(duì)不✘↔(bù)符合檢測工(gōng)作(zuò)情況進™δ行(xíng)調查、追溯時(shí)，對(duì)于÷∞ <記錄的(de)快(kuài)速、準确查找則顯得(de)十分(fēn)重®☆₽要(yào)。為(wèi)了(le)應對(duì)能(néng)夠快≈ ≤₩(kuài)速、準确查詢記錄、文(wén)檔的($ λde)需求，這(zhè)要(yào)求文(♥™wén)檔管理(lǐ)員(yuán)建立良好(£•"hǎo)的(de)實驗室文(wén)檔檢索體(tǐ)系₩≠，以便能(néng)夠在短(duǎn)時(shí)間(∏÷∞jiān)內(nèi)滿足資料翻閱、追溯的(de)要(yào)求β✔εγ，并根據文(wén)檔的(de)增減情況進行(xíng)維護。
1.檢索目錄的(de)建立
檢索目錄的(de)建立，是(shì)以方便文(σσwén)檔管理(lǐ)員(yuán)能(néng)夠清晰了φ ∏(le)解到(dào)實驗室資料保有(yǒu• ☆✔)類别的(de)基本情況，且有(yǒu)<✔✘效地(dì)指引文(wén)檔管理(lǐ)員(yuán)使其能(néng★↔≤')夠快(kuài)速、準确地(dì)查找所需的 α(de)文(wén)檔資料。因此，文(wén)檔管理(lǐ)員★"(yuán)可(kě)根據文(wén)檔類型的(de)分(fē★★n)類，建立主檢索目錄，如(rú)質量記錄類、技(jì)術(&£↕shù)記錄類、體(tǐ)系文(wén)件(jiàn)類等λ♦δ;再對(duì)各類文(wén)檔進行(±¶÷xíng)內(nèi)容細分(fēn)、歸類，根據細分(f★§ēn)情況設立次檢索目錄;然後再按時(shí)間(jiān)順序再設立下(xi↑π¥à)層檢索目錄，通(tōng)過先關鍵詞再時(shí)間(jiān)順序的(→ de)方式結合建立檢索目錄體(tǐ)系，±≤₹®則有(yǒu)利于文(wén)檔管理(lǐ)員(yuλ£ án)掌握文(wén)檔主體(tǐ)情況。當然也 ↕ (yě)要(yào)求文(wén)檔管理(lǐ)員(yuán₩∞)業(yè)務能(néng)力較強，能(néng)夠較專↔"☆₽業(yè)地(dì)對(duì)文(wén)檔進行(xíng)分(fēn)↔×≥類。
2.檢索目錄的(de)維護
随著(zhe)實驗室的(de)發展以及數(shù)據的€π(de)不(bù)斷積累，文(wén)檔的(de)類别也(yě)有(yǒu)★α♠♥所更新，文(wén)檔管理(lǐ)員(yuán)™®₹應當定期根據實際存檔情況，對(duì)檢索目錄進行(xíng)維護，主要(↔∑yào)為(wèi)時(shí)間(ji÷×↕×ān)順序方面進行(xíng)維護，但(dàn)當文(wén)檔類别有(yǒu★↔)增減的(de)情況下(xià)也(yě)應更新維護≤<£δ。
記錄的(de)建檔、存取及維護
1.記錄的(de)建檔
實驗室常見(jiàn)的(de)記錄建檔的(de)方式有(yǒu):全檔建♠ 檔以及預建檔。全檔建檔是(shì)指當所有(yǒu)的(d∑'↓e)記錄收集完畢後再進行(xíng)建檔，這(zhè)樣的(de) §∞建檔方式能(néng)夠确保檔案中的(d↑£♦∞e)記錄完整性，但(dàn)是(shì)建檔的(de)及時(shí)性會(hu∏ì)有(yǒu)所滞後，在建檔之前記錄文(wén)檔會(huì)顯δ¥®得(de)零散;預建檔是(shì)指在記錄未收集前提前建檔，當記錄形成時(s"π¶hí)可(kě)以即時(shí)歸檔，該方式使得(de)記錄在歸檔時(≤÷♥shí)能(néng)夠集中，但(dàn)要(yào)求歸檔φ<α人(rén)員(yuán)對(duì)實驗✔σ室情況較為(wèi)熟悉，且業(yè)務能(néng)力要(yào) →求較高(gāo)，需要(yào)對(duì)預建♣≥↓≥檔內(nèi)容記錄做(zuò)到(dào ♥β>)全程跟蹤才能(néng)保證記錄的(de)完整性。
2.記錄的(de)存取
實驗室應當建立良好(hǎo)的(de)存取制(zhì)度，對(•₹duì)于文(wén)檔交接做(zuò)好(hǎo)規定，¶♦使得(de)記錄産生(shēng)方、文(wén)檔借閱方與文(wén)檔£∞管理(lǐ)員(yuán)都(dōu)能(néng)明(míng)确責任與流↓↑₹程規定，以便執行(xíng)。同時(shí)各方也(yěσπ)應當規範執行(xíng)，記錄産生(shēng)方應當在規定的(de)時☆σ€✔(shí)限內(nèi)将所産生(shēng)的(d≠☆✔e)記錄交到(dào)文(wén)檔管理(¶™lǐ)員(yuán)歸檔;文(wén)檔借閱方在借閱文(wén)檔後按時 β(shí)歸還(hái);文(wén)檔管理(lǐ)員(yuán)應當做(zu₽•≤ò)好(hǎo)登記工(gōng)作(zuò)，定期檢查是(shì)否$'↓有(yǒu)缺漏文(wén)件(jiàn)，β☆✔±對(duì)于未能(néng)及時(shí)歸還↑↕(hái)的(de)文(wén)檔必須做(zuò)好(hǎo)提醒δ±催收工(gōng)作(zuò)。
3.記錄的(de)維護
實驗室應當設立良好(hǎo)的(de)文(wén)檔儲存£∞設施，使得(de)文(wén)檔得(de)到(dào)保護，避免因文(wé±εn)檔損毀而影(yǐng)響查閱。對(duì)于紙(zhα∞ǐ)質文(wén)檔，應當做(zuò)好(hǎo£®)防潮、防火(huǒ)、防蟲、防盜等防護工(g βōng)作(zuò);對(duì)于電(diàn)子(zǐ)文(wén)檔≤≤±，應當做(zuò)好(hǎo)防磁、防盜、防黑(h↔γφēi)客等工(gōng)作(zuò)，定期檢查電(diàn)子(zǐ)文(σ∑wén)檔載體(tǐ)使用(yòng)的(±•"↕de)有(yǒu)效性以及電(diàn)子(zǐ)記錄傳輸、保存的(de)完整>∑♥性。建議(yì)實驗室設立專門(mén)位置放(fàng)置實驗室文 ₹$(wén)檔資料，對(duì)于文(wén)檔資料放(fàn€λ←•g)置區(qū)域建立嚴格的(de)控制(zhì)規程，文(wén)檔®←λε管理(lǐ)員(yuán)在質量負責人(•↑γrén)的(de)指導及授權下(xià)專人(rén)專管。
記錄的(de)清理(lǐ)
實驗室每日(rì)均有(yǒu)記錄産生(shēng)，且随著(zhe)時≤β(shí)間(jiān)的(de)進展記錄文(wén)檔♠∞也(yě)不(bù)斷增加，但(dàn)不(bù)論為(wèi)紙•₽$(zhǐ)質文(wén)檔還(hái)是(sh<♣☆>ì)電(diàn)子(zǐ)文(wén)檔，其儲存空(kōng×★)間(jiān)畢竟有(yǒu)限，因此實驗室應÷₩¥當定期清理(lǐ)過期的(de)、失去($Ω↑∞qù)繼續保存意義的(de)記錄，清理(lǐ)出有(yǒu)效的("•φφde)空(kōng)間(jiān)以确保日(rì)π←≠後記錄文(wén)檔的(de)存檔需要(yào)。實驗室應當建立&✘文(wén)檔清理(lǐ)制(zhì)度，根據準則要(yào)求以及♦≠'☆自(zì)身(shēn)記錄保存需要(yào)，設定記錄的(de≠♦Ω)保存期限。實驗室也(yě)應當對(duì)記錄進行(xín↕♦g)識别，識别出可(kě)清理(lǐ)記錄以及需保存記錄，待清理(lǐ)銷εε≈毀之記錄在銷毀前應當做(zuò)好(hǎo)登記，并得(de)到(dào)管λ' 理(lǐ)人(rén)員(yuán)的(de)審批下(xià)才δφ能(néng)進行(xíng)清理(lǐ)、銷毀×®。
